Внедрение ЭДО в Узбекистане
С каждым годом, темпы развития новых технологий становятся все быстрее. Чтобы удержаться на плаву в море бизнеса, приходится набирать темп. И чем быстрее движется прогресс, тем сложнее оставаться успешным и процветающим бизнесменом.
Чтобы не сойти с дистанции раньше времени, надо двигаться в ногу со временем, и научиться использовать достижения этих самых новых технологий, в своих интересах.
Компания “Фактура” предлагает внедрение сэд, подробнее - https://faktura.uz/about-faktura. В бумажном делопроизводстве документооборот определяется как - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В информационных технологиях, документооборот имеет несколько распространенных определений, в зависимости от специфики программного продукта.
Внедряя систему электронного документооборота, приходится решать проблему взаимодействия с бумажным документооборотом, т.к. большинство документации из вне, поступает на бумажных носителях. Когда-нибудь, весь документооборот будет в электронном виде, но пока надо выбирать систему с учетом нынешних реалий. Учитывая, что, на данном этапе, перед системой электронного документооборота стоит задача не быстрого и полного вытеснения бумажных документов, а создание более эффективных способов управления и функционирования предприятия, при необходимости можно дублировать электронный документ, бумажной копией. Кроме того, документооборот, это не изолированная технологическая цепочка в бизнес-процессе, оно интегрировано с другими подзадачами, которые решает автоматизация документооборота.
Отметим, что внедрение эдо – это очень сложный механизм, который включает в себя много подсистем, созданных с помощью программных продуктов зачастую различных производителей. Система автоматизации документооборота создается под конкретное предприятие, с учетом размера этого предприятия и его специфики. Определенно, что такие системы в небольшой торговой компании, проектной организации и, допустим, в благотворительном фонде, будут использовать разные программные продукты, выполнять разные функции, и.т.д., и что-то общее, кроме названия, в них будет найти непросто.
Существует несколько более удобный и безопасный вариант – когда функциональность увеличивается за счет комбинирования отдельных подсистем таких, как подсистемы:
- автоматизации делопроизводства;
- электронный архив документов;
- хранения образов бумажных документов;
- маршрутизации документов;
- комплексной автоматизации бизнес-процессов
Так же следует обратить внимание на то, какие программные и аппаратные ресурсы необходимы для этого решения. Необходимо заранее уточнить у поставщиков, какие программные ресурсы будут необходимы дополнительно для корректной работы СЭД, и обсудить вопросы приобретения и лицензирования этих продуктов. С аппаратными ресурсами таких проблем обычно не возникает. Самое первое, да и самое основное – это какая будет стоять операционная система, скорее всего, она будет разная для сервера и клиентской части, можно сразу уточнить, работает ли данный продукт на уже установленных операционных системах. Стоит так же узнать, какая система управления базами данных необходима для работы с данной СЭД. Не забудьте выяснить совместимость документов, уже существующих офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.