Профессия Секретарь – чем занимается и как стать

© Источник:. rosbo.ru

Кто из специалистов является посредником между руководством, персоналом и клиентами? Мы расскажем о том, кто такой секретарь, какие обязанности он выполняет, где можно обучиться, уровень востребованности и доходов.

Описание профессии

Секретарем называется офисный сотрудник, который специализируется на решении целого ряда вопросов, начиная с ответов на звонки и ведения делопроизводства, и заканчивая контролем за эффективностью работы коллектива. Смотрите https://www.rosbo.ru/professions/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya-opisanie-professii-i-gde-uchitsya#57 полезные советы начинающим.

Профессия зародилась еще в Древнем Риме. В то время, секретари были в роли персональных советчиков у знати. В России должность секретаря появилась в период правления Петра I. Это были образованные, юридически подкованные люди.

Направления профессии

В зависимости от выполняемых функций, секретари делятся на:

1. Секретаря приемной. Данный специалист находится в непосредственном подчинении руководителя компании, принимает входящие звонки, планирует рабочий день руководителя, общается с посетителями. Он должен выглядеть опрятно и презентабельно, быть вежливым и доброжелательным.
2. Секретаря-референта. Это уже более ответственный участок работы. В обязанности секретаря-референта входит: подготовка документации, организация работы офиса, контроль за использованием и обслуживанием офисной техники.
3. Помощника руководителя. Решает организационные вопросы, руководит служащими, готовится к деловым переговорам, совещаниям или конференциям, занимается планированием командировок, бронированием транспорта и гостиниц.

Круг обязанностей и полномочий

В зависимости от специализации, секретарь имеет полномочия на:

• запрос необходимой документации;
• ведение делопроизводства и архивирование документации;
• координацию деятельности подразделений;
• контроль за сроками исполнения поручений.

Как и где обучиться

Крупные фирмы ищут специалистов, которые знают основы делопроизводства, разбираются в программе 1С, быстро стенографируют, умеют корректно и доброжелательно общаться. Обучающие программы https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya помогут новичку быстро влиться в профессиональное сообщество.

Навыки, приобретаемые за время обучения

Секретари обязаны:

• знать документооборот;
• знать правила приема входящей корреспонденции;
• следить за ходом выполнения приказов руководителя;
• знать правила ведения организационной работы;
• иметь навыки владения компьютером;
• знать иностранные языки;
• иметь грамотную устную и письменную речь.

Будущие специалисты обучатся:

• правилам ведения документооборота;
• правилам редактирования документов;
• основам бухгалтерского учета;
• деловому английскому языку.

Зарплата и уровень востребованности

В последние годы, на российском кадровом рынке, наметился рост востребованности в административном персонале. Любому руководителю нужны грамотные и ответственные доверенные лица. Уровень доходов у опытных секретарей и помощников руководителя довольно высок.

Преимущества и недостатки профессии

Работа секретаря имеет довольно много плюсов и минусов. Из основных плюсов можно отметить низкую конкуренцию, возможность быстрого карьерного роста, частые командировки. Главные отрицательные стороны: монотонность, поддержание безупречного внешнего вида, что выливается в дополнительные затраты, частый стресс.

Личностные качества специалиста

Чтобы всегда быть на высоте, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как внимательность, доброжелательность, скрупулезность, многозадачность и стрессоустойчивость.