Преимущества создания электронного архива
Электронным архивом является особая система хранения документов организации. Благодаря современным технологиям можно хранить все бумаги в цифровом виде, чтобы обеспечить их сохранность и конфиденциальность, а также упростить поиск требуемых сведений.
С большим количеством документации сталкиваются многие организации. Справиться с такой напастью позволит электронный архив. Что существенно сэкономит время и сделает проще операции с любыми по объему архивами. Оцифровка документов выступает в качестве важной части современности.
Для кого актуален электронный архив?
Решением могут воспользоваться, как госорганы, так и коммерческие компании, предприятия, банковские структуры и так далее. Наибольшую популярность электронные архивы обрели среди крупных организаций, ежедневно работающих с большим потоком документации. Создание электронного архива позволит с минимальными временными потерями найти нужную документацию.
Начинающие предприятия с невысоким оборотом документов, при помощи цифровых архивов имеют возможность сначала выстроить эффективную рабочую систему. Независимо от числа документации, такие архивы позволяют сэкономить немало время на поиски требуемых бумаг, что выступает значительным плюсом перед конкурирующими структурами.
Какие возможности предоставляет цифровой архив?
Как правило, обработка документации для формирования цифрового архива осуществляется для следующего:
Хранения информации. Документация храниться в определенном порядке, подчиняясь сформированной структуре. В цифровом виде все состоит из папок, где каждый вариант обладает определенными параметрами, устанавливается доступ и ограничения.
Доступ. Воспользоваться определенными бумагами может, как определенный пользователь, так целая группа людей. Что касается ограничений, они могут проявляться не только в самом доступе, но и в связи между файлами. К примеру, финансовые документы будут недоступны сотруднику отдела кадров, но открыты для представителя финансового отдела.
Удобство поиска. Присутствует возможность работать с цифровым архивом, а также выполнять поиск по всем каталогам либо внутри документации.
Надежность и защита. Представленные архивы предоставляют защиту от потери информации, а также ее повреждения либо несанкционированного доступа.